先讲议程上最重要的项目。这样做不仅是对按时到会的人表示尊重，而且也能让中途不得不提前离开的人不至于漏掉太多内容。另外，如果你曾经参加过这样的一个会议：头45分钟都浪费在相对次要的事情上，结果迫使更重要的事情却被匆匆带过或者推到下一次会议，那么你就可以知道先讲重要事情的价值所在了。此外，这样做还可以得到额外的效果：人们会养成按时到的好习惯。
分配具体任务。在一次会议中，如果有某项工作需要落实，一定要让会议当场的每个人——包括负责这项任务的人都知道。会议通常会在结束时草草留下一个大致的结果，对于会上所做的决定，大家不知道应该由谁（如果有谁的话）负责实施。
掌握好讨论环节。作为会议主持人，你可以限制任何主题的讨论时间以保证整个会议议程的顺利进行。如果把这个项目安排到议程上是为了做出决定，那就把讨论终止，做出决定。如果大家还处于讨论的阶段，那就宣布：“我们最后再听一个意见发言。”以此保证原定时间不被延长。
如果出现了议程之外的新问题，那就立刻把这些问题打入“冷宫”，把它们安排在会议后续的项目清单里。在闭会之前，把这些项目落实到具体个人去负责调查。不要让会议演变成讨论这些不在议程项目的懒散谈话。
在原定会议前了解情况。如果有个重要的与会者已经有了另外的安排，或者会不在办公室，那就需要在宣布会议之前了解这些信息，这样就不会迫使别人艰难地在两者之间做出抉择。这里还有一个非常重要的方面，那就是向与会者征集议题，这样你就不用为新的议题下次再召开一次会议。
只邀请那些需要参加的人。有时候你会发现自己被要求参加一个会议，等你坐在那里的时候却会想：为什么我会坐在这里呢？讨论的话题与我无关啊。尽量减少你清单上与会者的名字，并且在组织下一次会议之前要重新考虑，因为有的人下一次可能就不需要参加了。
降低会议召开的频率，取消不必要的会议。把所有定期召开的会议做个统计。把每次会议的目的写下来。这些会议真的有必要召开吗？有些会议是不是已经没用了？有需要再加强的会议吗？如果你习惯每周开一次会，那就把它变成每两周开一次。如果你们一般是每个月开一次会，那就试试每两个月开一次会。将会议减半意味着将开支减半、将时间减半、将会前准备减半。
如果某个会议没有召开的绝对必要，那就不要开了。考虑选择其他办法。电话会议可以吗？这项工作交给某个人去办可以吗？坏习惯在这里起作用就是因为这已经成了习惯。因为会议是一种公认的、安排工作时间的方法，你可能会显得很有效率，但其实你的时间可以更好地花在其他活动上。
运用电脑技术简化沟通、提高会议效率。一种简单的方法就是在会上用电脑记录想法和集中的讨论。用超大的屏幕显示器让全部与会者都能看清楚内容。一定要有实时的会议记录，包括记下后续对比行动项目，并且落实具体的责任人。
要选用更为复杂的方法的话，就去参照各种议件和群件（Ventana；MeetingwareInternational；EnterpriseSolution等等）。这些专业的系统会在公司内部网络里为你的会议建立一个电脑工作站。工作站的成员可以在里面回答问题，提出意见，同时为各个选项投票。工作站还可以收集整理大家的意见，再把它们全都放到一个显示屏上，这样所有成员就都能看见了。几乎每个了解过或者参与过这种电子会议的人都同意这样的观点：这种即时的反馈能够带来大量的想法，并且速度也非常快。
会议计划指南
本页所附的会议计划指南可以很漂亮地用于计划你的会议，设计一份议程，决定会议的目的，选定与会者，决定要做什么样的会前准备。
你可以看到，这个指南也可以在会上用来列举必要的后续行动，落实具体的后续安排。
把这个表复制下来，任何时候你要负责召开或主持某个会议时就把它拿出来用。在你填这个表时，涉及到会议的实际花销，你要尽可能准确地计算，要按照每个与会者大致的薪金水平用美元表示出来。
会议计划指南
日期______
会议发起人______
目标
·会议结束时应该达成的结果
主要与会者
·可以为会议做贡献的人
·需要了解这方面信息的人
·可以提供支持的人
·可能会帮上忙的人
背景知识
·已经知道的信息
·所需的更多信息
·已有的限制条件
——必须解决日期问题
——约束条件
——已有的资源
与会者相关准备
·与会者需要的背景知识
·与会者会前应该做哪些准备？
后勤
·日期
·开始时间
·结束时间
·地点
·联系人
·需要的相关材料（比如：提纲、投影仪、设备等等）
如果你要参加一个会议
·只参加那些你必须参加的会议。如果受邀“仅供参考”的会议，那就礼貌地回绝。
·按时到场。因为你没法控制会议什么时候开始，随身带着可以在间隙时间看的材料。
·及时离开。提前和会议的组织者沟通好你要离开的时间，在预定的时间离开，不要去管会议是否正式结束。
·确定会议的目的。提前找到议程，了解会议的目的。这可以让你确定自己参加会议的目的，也能保证对时间的尊重。此外，你还可以提前准备好会议所需的信息或材料，这样你就不会在会上措手不及。你甚至还可以要求把对你来说最重要的项目放在前面，这样的话，如果会议中途偏题了，你就可以自己找理由先离开而又不会错过重要的东西。
·尊重会议的议程。因为你提前所做的准备，就可以确保会议涵盖了对自己来说重要的事情。你自己也要负责任，所有的评论、问题和讨论都只能围绕着议程上的项目展开。如果还有你想讨论的议题，那就另外为这些项目安排时间个别讨论；或者，如果这些项目对所有与会者都有益，那就建议把这些项目安排进下一次会议里。
·如果会议主持人没有总结要点和后续的职责分配，那你就去做。这个可以做得很低调，同时又让全体与会者明确目的。
评估你的会议
通过评估目前的会议质量和效率，你就可以改进将来的会议。将以下这张评估表复印，反复利用。每个项目都有从0到10的得分。
打扰
就算是计划得最好、时间安排得最紧凑的一天也免不了要受到别人的打扰——迄今为止最为普遍、也最让人头疼的影响效率的问题。研究表明，处于办公环境下的人平均每八分钟就会被打扰一次。因此，一天就会被打扰50次以上。如果每次打扰要花去三分钟，那么就损失了两个半小时！每天如此！
要想让自己的生活完全不受打扰是不现实也是不恰当的。就像你自己经常需要找别人一样，别人有时候也要找你帮忙。控制来自他人的打扰是提高个人效率的关键。我们必须处理好以下三种打扰：
·来自公司外部的不速之客。
·同事、合作者以及其他同单位的人。
·电话。
公司以外的客人
筛选来客。如果你有接待员、秘书或者任何其他可以保卫你领地的人，那就让他们代你去处理好这些打扰。
·“我能把您的名字以及您此次来访的主要目的通报给____吗？”
·“___先生/女士现在很忙，我能为您预约稍后的一个时间吗？”
如果你就是自己领地的捍卫者，那么直接问类似这样的问题：“我今天能为您做些什么？”这样就能立马掌握谈话的主动权。
在你的办公室外和来客见面。如果方便而且合适的话，在大楼的其他地方和来客见面。在一个较为中立的场所见面可以让你更好地控制谈话的长度。在会议室里结束一次会面比从自己办公室撵走一位顽固的访客一般会容易得多。
来客走进你的办公室时就站起来。这是一种优雅的姿态，并且可以让你赢得掌控权。如果你不想和他们交谈，你可以把他们送到门口，安排另外的时间再谈。
站着说话。如果交谈双方都站着的话，那么很多交流都可以简短而又中肯。如果你给来客一把椅子，自己也是坐着，那么你们的交谈很可能会永无止尽。
为来访设定时限。如果你愿意接待你的不速之客，那么请在开始时就设定一个具体的时限。可以这样说：“我现在只有五分钟的时间和你谈，”并且在说这话时要看着你自己的手表，“五分钟够吗？或者我应该另外安排一个时间？”具体说出到底是几分钟，而不要笼统地说有点时间或者有几分钟。设定好时限后，每隔一段时间看一次表。这样能让来客知道你是在认真对待时限的。
利用营救信号。如果你有一个知情的同事，并且在必要时也需要你这样帮忙的话，这种方法是最好的。在预定的时间，这个人会走进来提醒你们俩马上要去做某件事。你也可以安排接待员或秘书在一段时间后打电话给你。这些方法可以给你创造机会，礼貌地抽身回到正事上去。
一个随身携带的手机也可以让你自己营救自己！现在手机有很多功能，你可以把它设置成来电的声音。如果你能巧妙地按对按钮，你就成功利用了自己的自带营救信号。
公司内部的不速之客
以上所讲的方法有些也适用于应对来自你同事的打扰；但是对于这些个人而言，还有一些其他限制时间的办法。
定期和你的同事见面。计划好的定期见面可以减少一天中别人对你的打扰。如果别人知道某个主题会在第二天的会上讲到，或者会有特定的时间来处理合适的问题，那么他/她或许就会觉得没有必要当天打扰你。（详细内容参见第九章的“八分钟会面”）
这种办法的关键词是见面。如果你决定安排定期的会议，那就去安排吧。让每次会议都有价值。尊重会议的时间，别人就会尊重你在会议之外的时间。
共同设定办公室的“静音时间”。或许你无法掌控全天的打扰，但是你可以每天腾出一个小时不受任何打扰。预约的时间不能定在这一个小时里，这段时间也不能接电话。在这一个小时里，每个人都能高效地工作，丝毫不受打扰。
一小时的办公室“静音时间”可以让你一天成效惊人！在你办公的地方每天设立这样一个小时。确实有效！注意：如果你不把这个小时用于计划，你会发现这一个小时可以变得更加高效！事实上，一天中最早的那个小时就可以用来处理、完成前天晚上确定的首要任务。
确立接待时间。确立一天中你可以接待别人和不能接待别人的时间。现在你不但可以计划自己一天中不受打扰的时间，并且也是在为别人做好事。你可能会很惊讶，很多人说最爱打扰他们的人竟然是自己的经理。
确立接待时间还会有意外收获。你的同事一天会带着琐碎的问题来找你多少次？而这些问题恰恰是你希望他们自己去回答的。如果你不是随时可以接待他们，那么他们可能就会自己解决一部分问题，或者问题本身会完全地自动消失。至少这些问题可以累积，这样你就可以一次解决多个问题了。
封锁打扰。有时候工作场所的外观也会带来问题。你的办公桌和周围的环境是不是很容易吸引人过来？你的位置是不是会让你与几乎所有路过的人有目光接触？你是不是恰巧位于通往休息室、咖啡屋或者复印机的地方？
把你的办公桌挪一挪，这样你就不用看见每个经过的人了。或者搬动咖啡机。可能的话，放一个屏风围住大部分分散你注意力的环境。或者要求换一个办公室。
搬走来客座椅。通常，同事或合作者会以为来客座椅是为他们准备的。除非你要在办公桌边接待外面的来客，否则就把那多余的椅子从你办公室搬走。如果那样不太可能，那么至少把它移到离你远点的地方。而对于合适的人，你又可以随时把椅子往前挪来方便沟通。并且一定记得在那把椅子上放一些你的私人物品，比如大衣、提包、钱包等等。虽然有的人还是会选择把文件拿开坐下去，但是很少有人会厚颜无耻地把你的私人物件拿开再坐下去。
关上门。开着门的办公室是最容易让人进来的，但是一旦把那扇门关了，你就是在向外界传达一个强烈的信息：不要打扰我。如果你需要一段注意力高度集中的时间（比如要写什么东西），那么你就好好利用关门所传达出来的信息吧。如果关上门还是不够，那就在关着的门上贴一张字条：“我们稍后再谈。谢谢！”这种态度也可以部分地通过直板夹来传递，上面写上一些信息或问题，或者写上你没空时可以去联系谁。
如果你办公的区域没有门，那就找到其他办法来表明你有没有空。豪玛克贺卡公司的员工在解决这个问题上有独到的办法。每个人桌上的小旗子就是一个反映有空没空的形象指示灯。当旗子降到旗杆的一半时，就表明这个人是没空的。
有一个富有创意的思想家就在自己的临时住处工作，他买了一个电子设备放在书桌上，如果他在某个时间段内需要不受打扰的话，他就打开那个会闪着“忙！忙！忙！”字样的设备。另外一个天才是在小隔间里工作，他就在来客座椅的背面贴上“此门不开，请勿打扰”字样，再把座椅搬到通往隔间的路上，以此挡住别人的来访。
躲到隐匿处。如果别人找不到你，那么你就可以享受到大量安静、不受打扰的时光。如果到处都是别人对你的要求，你还可以去哪里找到工作的地方？是不是有一个经常没人的会议室？另一个部门是不是有一张空的办公桌，人们又想不到去那里找你？甚至你需要一直待在这栋大楼里吗？
一家大公司的两个