最后，传真时还要考虑所传递的具体内容是否完整与清晰的问题。因为传真设备的使用和光电效应的问题，传真之后的字迹和图表经常会失真。这点一定要考虑，要看看自己所收到的传真有没有字迹不清晰、内容不完整的地方。
比如，我在外地开会或者参加学术活动，经常有记者采访我。他用信寄给我的报纸校样有时候不能够及时到达，所以应我的要求，在其发稿之前，往往把校样先传给我一份，征求一下我的意见，这也是对我的一种信任。但有时候传真过来的文字能看清楚，而照片却一塌糊涂。有一次，我到外地去参加一个活动，记者采访我，后来出的报纸我也看见了，上面刊有我近年来照的最好的一张照片，我这人不大上相，难得有那么一次上相的机会。但是当时记者把报纸传真给我的时候，它却是一块黑，我根本没发现自己的照片在哪儿。所以在使用传真时，你一定要考虑到文字和图表可能会失真。除了失真以外，还有一点，就是传真的资料不大容易保存。它的字迹到了一定时间就自己消失了，或者不清晰了。所以重要的传真文件要及时对其加以处理，要制做副本，要拷贝，否则就会耽误事儿。
下面，我们接着来谈谈使用电子邮件的礼仪规则。
第一，不要滥用。有一点很重要，即不要滥用电子邮件。换句话来讲，就是要有事才用、有急必用；不急、无事，则不要用。我们注意到，现在人们很喜欢在虚拟的网络空间里畅谈理想，发表高论；宣泄情感，寻找至交；以及其他一些不同功利性的考虑。现代人都有自己进行选择权利，我们不好去非议他人。但一般就电子邮件而论，它其实是一种沟通、通讯的手段。既然如此，就要在对其使用时认真兼顾以下两点：
其一，有感而发，有事而发。此点乃是人们在收发、处理电子邮件时的基本的礼仪。当有人发电子邮件给你时，你要有来有往，回信给对方。在常规情况下使用电子邮件时，要坚持有事才去发，没事的时候就算了。
有一天，一位同志发邮件跟我说他有件事儿想跟我谈，问我能否和他通话。我很认真，看完邮件之后，就跟他通话了。我说你有什么事儿啊，他说想问候一下我，我说了声谢谢，通话就完了。过了两天他又发邮件过来，说还想跟我说一件事儿，我还是很认真地对待，我又拿起电话，问他有什么事儿，他说还是想再问候一下，其实也没有什么大不了的事情。
第70节：第八篇 电子信函（5）
他给人的感觉好像是太寂寞了，结果把我变成了他的陪聊的对象了。
其二，不要让你的邮件成为垃圾邮件。我们每天把电子邮箱打开时，往往会发现大量的邮件充斥其中，有时候甚至会〃爆箱〃。该来的没发过来，不该来的却满邮箱都是。这主要是因为某些不自觉者滥发邮件所致，所以不要乱用它，不要把没有任何实际内容的电子邮件乱发给别人，尤其是不要把它乱发给陌生人。不要使之成为了垃圾邮件，或使自己的电子邮件成为骚扰别人的东西。此点是很重要的，因为垃圾电子邮件和生活垃圾一样讨人嫌。
第二，要内容简短。此项要求与传真要注意的问题相类似。一般而言，电子邮件的主题要明确，而且通常应当只有一个。其具体内容，则宜短不宜长。一般来讲，它有一个页面就足够了，不要让人家反复去翻动。否则主次不分，令收件人难测虚实，甚至感到厌烦。
第三，要信息真实。不要在电子邮件中传递不真实的信息、哗众取宠的信息、以讹传讹的信息、有碍社会或公共安全的信息，这一点非常重要。电子邮件中所传递的信息，应以真实为第一位的要求。不仅自己不能制造虚假信息，而且也不能主动传播、扩散来自别处的不真实信息。
第四，要讲究公德。使用电子邮件时，一方面不要骚扰别人，另一方面则要注意公私有别。要做到：私人电子邮件用私人电脑发，公务电子邮件用公务电脑发。我们经常看到有这样的人，把公家的电脑当自家的电脑玩，上班时间发短信，使用公用传真机传自己的信息，这都是假公济私、用心不专的表现。还有个别的人，使用公用电脑发电子邮件，这让别人感觉有占小便宜之嫌。比如，我们前面讲到信件的问题，有一种非常让人看不过去的情况：就是使用公用信笺来进行私人通信，占小便宜。你缺这么点钱吗？这是很不应该的。
第五，要格式规范。具体使用电子邮件时，尤其是撰写电子邮件时，务必要令其格式符合规范。此乃通讯的普遍性要求。比如，你写信要使用标准信封。信封不标准，科学化的现代通信设备就无法通过，它就会被退回来误事儿。电子邮件也有类似情况，否则操作起来会有难度。
大体上来讲，使用电子邮件所要注意的问题就是以上这些了。
除了每天收发电子邮件和传真以外，目前很多现代人都是手机短信迷。手机短信的使用也有一些人人需要关心的注意事项。
人们把喜欢收发短信的人叫做〃拇指一族〃，我最近也成为其中活跃的一分子，每天收发的短信大概会有上百条。有时候短信息也确实帮了我很多忙，让我感觉到越来越离不开它了。从交际礼仪的角度来讲，我认为手机短信息的使用至少有以下四点需要掌握的基本规则。
第71节：第八篇 电子信函（6）
第一，要双向使用。不是每个人都会使用手机短信，也不是每种手机都能收发手机短信。有一回，一位老兄给我发了一条彩信。当时我的手机不能接收彩信，所以就没有收到。像我老爸也有一个手机。但是他老人家的手机并没有收发短信的功能，是比较老的机种。老人家节约，说能接听就行了。我老婆给他发过好几次短信。有一天，她悄悄跟我说，老爸怎么不给我回短信？给他拜年也不理人家。我说你没弄清楚吧，爸的手机根本没这个功能，是最原始的那一代。它就能接打电话，再没有别的功能。所以说手机短信要双向使用，否则不协调，不对称，不能进行有效的沟通。
第二，要适度使用。在正常情况下，发手机短信当然可以，但应有事才发、需要才发，并坚持有收必复。只是不能使之成狂成癖，否则会构成骚扰对方的问题。有的人手闲不住，不收发短信就会难受。我经常看到这样的情景：有人一边说话，一边手指头狂动，甚至口中振振有词。其实他手里往往没机子，只是条件反射，不按信息键他难受。有人有事没事都总是要查看一下手机，像是其生命构成的一部分，成了习惯性动作。总之，手机短信的使用以适度为佳。如果过了头，于人于己均无益处。
第三，要合法使用。在讲到传真机、电子邮件时，我们都提到过，不能扩散不文明的、不道德的、非法的、违纪的、有碍国家安全的信息，以及低级趣味、耸人听闻的信息，会使人心混乱的一些谣言，等等。在使用手机短信息时，此点亦应注意。对此类无益的信息，我们理应不制造、不传播、不相信。这是现代人所应具备的一种基本修养。
第四，要文明使用。什么叫文明使用？简言之，就是不可在外人面前目中无人地使用。比如，我在这儿给你上课，你就不要在那儿发手机短信了。
那天，我在那儿讲课，一个学生表情很严肃，手却在底下乱动。他并没有用电脑，那是在干什么了？我让他站起来，他的手出来了，原来下边摁着一个手机，导航键在那儿导着，正在偷发手机短信呢。
这样做，就是不文明，就有点失敬于对方了。
开会的时候，跟别人交谈的时候，接发手机短信都不好。你说，我在上面上着课，我能把手机拿出来看短信吗？那是非常不合适的。
有的时候，手机垃圾短信也很让人心烦。其制造者、发送者、传播者都是不文明的。有的人利用这个手机短信，发一些什么你中了大奖啦、你中了名车啦、到我这里来领奖吧，这种莫须有的信息。诈骗的、非法的信息有时也有。这样的一些垃圾短信，我们绝对不能信，也不能传播。
第72节：第八篇 电子信函（7）
第五，要署名使用。当我们发送手机短信息给别人时，切勿忘记署上对方与本人的姓名。署上对方的姓名，是为了表示尊重对方。署上本人的姓名，则是为了说明该信息来自何处。发送手机短信而不署名，其实是十分失礼的。
在现代快节奏的生活中，手机短信、电子邮件和传真都是人们进行日常交往的主要联系工具。在必须使用它们时，我们千万不能因为礼仪不周而影响到彼此之间的沟通与交流，希望大家引以为鉴。
后记一
自20世纪80年代末以来，我便开始致力于现代礼仪的研究与教学工作。在此过程中，我曾先后出版过十几部有关礼仪的专著与教材。现在呈送给广大读者朋友们的这部《礼仪金说》，不仅是我的一本礼仪新作，而且也是与我的其他礼仪著作、教材颇有不同之处的一部著作。为此，我需要做以下几点说明。
第一，它为什么要叫做《礼仪金说》？
其实，我更愿意称本书为《礼仪今说》。为什么呢？〃今〃者，现代也。〃说〃者，谈话也。如果本书名为《礼仪今说》，岂不名正言顺地表明：它是一部有关现代礼仪的谈话体著作吗？然而本书责编再三恳请我：本书还是应当名为《礼仪金说》。她的理由有二：一是便于强调本书的〃含金量〃，二是可以强调我的知识产权。到头来，在其再三要求下，我只好恭敬不如从命。
第二，它为什么要选择谈话体？
近年来，我曾多次应邀在媒体上进行过有关现代礼仪普及与推广的讲座、报告。诸如，1997年中央人民广播电台的〃涉外礼仪系列讲座〃，2002年山东教育电视台的〃商务礼仪〃，2003年中央电视台的〃金正昆谈现代礼仪〃，2005年中国教育电视台的〃社交礼仪〃、〃政务礼仪〃、〃服务礼仪〃、〃国际礼仪〃等等。在此期间，我还近百次地为全国各地的广大市民、公务员、公司职员以及大学生进行过专题礼仪讲座，为2006年沈阳世界园艺博览会、2008年北京奥运会、2010年上海世界博览会进行过专场礼仪报告。
客观地讲，我的这些抛砖之举，引起了许多人的关注。我的相关的讲座、报告，被许多人录音、录像，还有人私下在网上将其进行推销。有些我的有关礼仪的讲座、报告的记录稿，也在一定范围内进行过传播。有朋友建议：与其如此，甚至以讹传讹，不如由我自己出来统一一下。我问朋友：讲座或报告的文字记录稿正式印出来不俗吗？会有人看吗？答曰：谈话体著作古已有之。俗则俗矣，但因其平易近人，易于阅读，亦受百姓欢迎，依旧可以载道，何乐而不为？于是听之任之。
第三，它为什么要在陕西师范大学出版社出版？
第73节：第八篇 电子信函（8）
本书在出版前，曾有多家出版社有心于此。最终我选择将其于陕西师范大学出版社出版，一是因为该社在业内口碑甚佳；二是因为它属于教育系统，与我这名教师的具体身份相称；三是因为它可以在一定程度上满足我本人的〃陕西情节〃：1959年11月我出生于陕西，此后我又在那里的八百里秦川上生活过多年。我爱陕西！第一次在陕西出书，真的令我有一种〃回家〃的温馨感觉。
不必讳言的是，谈话体著作虽有其长，亦有其短。加之本书由我数次礼仪讲座、报告的现场实况录音整理与润色而成，故此难免逻辑上不够缜密，语言上不够典雅，案例上小有重复，口语化倾向过于浓重。……凡此种种，令本书的漏洞与不足随处可见，实在难称其为〃金说〃，敬请广大读者见谅。
我的学生，凤凰卫视记者何润锋与思考者（北京）文化传播有限责任公司的王笑东先生对本书的成书推动良多。陕西师范大学出版社的领导，尤其是本书的特约编辑史新平女士为本书的精益求精不遗余力。在此深表我对他们的谢意！
最后，再次感谢广大听众与读者对我的厚爱，并由衷地欢迎大家对我多多指教。
作者
2006年2月28日于北京
后记二
2006年5月，我的谈话体礼仪著作《礼仪金说》正式由陕西师范大学出版社出版。
令我颇感意外的是，此书出版之后，受到了广大读者的热烈欢迎。外交部王嵎生大使、江承宗大使、邢耿大使不仅亲临本书的首发仪式，而且还多次热心地对本书予以肯定。与此同时，我也听到了不少有关本书的热情而友好的建议。
建议之一，许多读者热切希望我能够多介绍一些学习与掌握礼仪的有效方法。
在回答大家的这一问题时，我总免不了反复引证自己最为推崇的我国古代伟大思想家荀子的两个著名观点：其一，〃礼，所以正身也。〃其二，〃礼者，养也。〃对于前者，我的理解是：礼是用以规范个人行为的，是人际交往的基本行为规范。因此，它需要人人皆知、时刻不忘、认真遵守。对于后者，我的诠释则是：礼是人人所皆应具备的一种为人处事的最基本的教养。
有鉴于此，人们学习与掌握礼仪，首先需要重视它，需要坚持不懈地〃学而时习之〃。更为重要的，则是应当明确：它实际上乃是一个必须循序渐进的过程。换言之，学习与掌握礼仪，有赖于人们逐渐养成习惯，但绝对不可能毕其功于一役，任何人都绝不可能对此一蹴而就。
建议之二，不少读者真诚地告诉我：希望见到《礼仪金说》的续集。有人打电话或写信相告：买到《礼仪金说》后，全家人曾先后传阅过。现在所关心的是：何处可以买到它的续集？希望可以借此继续更为全面、更为深入地学习礼仪。陕西师范大学出版社与本书的责编，也曾多次向我反馈过类似的信息。
本来，我真的打算此种类型的礼仪著作只出一本则罢。现在在出版社、本书责编与广大读者的再三建议下，遂决定再出版